La Posta Elettronica Certificata — conosciuta con l’acronimo PEC — è diventata negli ultimi anni uno strumento imprescindibile per chiunque debba comunicare in modo ufficiale con la Pubblica Amministrazione, le aziende o i professionisti.
A differenza della posta elettronica tradizionale, la PEC ha valore legale: un messaggio inviato tramite questo canale equivale a una raccomandata con ricevuta di ritorno, con l’enorme vantaggio di poter essere spedito e ricevuto in pochi secondi.
Capire come si fa la PEC significa quindi comprendere non solo come attivarla, ma anche come utilizzarla nel modo più efficace e consapevole, evitando errori che potrebbero compromettere la validità delle comunicazioni.
Cosa rende la PEC diversa da una semplice email
La differenza fondamentale sta nella certificazione del messaggio.
Quando si invia una PEC, il sistema rilascia al mittente due ricevute digitali: una di accettazione, che conferma la partenza del messaggio, e una di consegna, che certifica l’avvenuta ricezione nella casella PEC del destinatario.
Queste ricevute sono firmate digitalmente dal gestore della posta certificata e hanno valore legale in caso di contenzioso.
La data e l’ora indicate nelle notifiche sono considerate ufficiali, e le comunicazioni inviate tramite PEC non possono essere modificate o cancellate lungo il percorso.
La posta elettronica ordinaria, al contrario, non garantisce né l’autenticità del mittente, né la certezza dell’avvenuta consegna.
Chi deve avere una PEC
Per legge, la PEC è obbligatoria per aziende, ditte individuali, liberi professionisti iscritti a un ordine e associazioni con partita IVA.
Tuttavia, anche i privati cittadini possono attivarla, soprattutto per semplificare i rapporti con enti pubblici, banche, assicurazioni o fornitori di servizi.
Avere una casella PEC personale permette di inviare documenti ufficiali senza recarsi fisicamente agli sportelli, di ricevere notifiche da amministrazioni comunali o INPS, e di conservare una traccia legale delle proprie comunicazioni.
Come scegliere il gestore PEC
Il primo passo per creare una PEC consiste nello scegliere un gestore accreditato presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
Solo questi operatori possono rilasciare caselle con valore legale riconosciuto.
I principali gestori autorizzati includono Aruba, Legalmail, PosteCert, Register, Libero PEC, SpidMail e altri operatori minori che offrono soluzioni analoghe.
La scelta non va fatta solo in base al prezzo, ma anche ai servizi inclusi:
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spazio disponibile nella casella (da 1 GB fino a 10 GB o più);
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durata dell’abbonamento (annuale o pluriennale);
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servizi aggiuntivi, come archiviazione automatica, app mobile, antivirus e conservazione a norma.
Molti gestori consentono di attivare la PEC anche con un indirizzo personalizzato (es. [email protected]), utile per aziende o studi professionali che desiderano mantenere un’immagine coerente con il proprio brand.
Come si fa la PEC passo dopo passo
Una volta scelto il gestore, l’attivazione è immediata e richiede solo pochi passaggi.
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Registrazione dei dati personali
Si compilano i campi con nome, cognome, codice fiscale, indirizzo e numero di telefono.
In caso di azienda o professionista, si aggiungono la ragione sociale e la partita IVA. -
Scelta dell’indirizzo PEC
Ogni gestore propone alcune varianti: un indirizzo standard (es. [email protected]) o un dominio personalizzato. -
Verifica dell’identità
Per motivi di sicurezza e valore legale, l’utente deve confermare la propria identità allegando un documento valido.
La verifica può avvenire tramite caricamento di carta d’identità e codice fiscale, SPID, firma digitale o riconoscimento video. -
Pagamento e attivazione
Una volta completato l’ordine e il pagamento (di solito tramite carta o bonifico), il gestore invia un’email con le credenziali di accesso e il link alla casella PEC attiva. -
Accesso e configurazione
L’utente può accedere alla propria PEC tramite webmail (da browser) oppure configurarla su un client di posta come Outlook, Thunderbird o Apple Mail, inserendo i parametri forniti dal gestore (server IMAP/SMTP, porte, autenticazione SSL).
A questo punto la casella è pronta per l’uso: ogni messaggio inviato o ricevuto sarà registrato e certificato.
Come usare correttamente la PEC
La PEC funziona come una normale email, ma va utilizzata con maggiore attenzione, perché ogni messaggio ha valore legale.
Ecco alcune buone pratiche da rispettare:
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Usare la PEC solo per comunicazioni ufficiali. Inviare messaggi non pertinenti può creare confusione o occupare spazio inutilmente.
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Conservare le ricevute di accettazione e consegna. Sono il vero “documento” che prova l’invio.
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Evitare allegati troppo pesanti. Le dimensioni massime variano in base al gestore, ma in genere non superano i 30 MB.
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Proteggere le credenziali. L’accesso alla PEC equivale a possedere una firma digitale: va protetto come un conto bancario.
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Aggiornare periodicamente la password. Alcuni gestori impongono il cambio ogni sei mesi per motivi di sicurezza.
Inoltre, se si cambia indirizzo email o si chiude la casella, è bene comunicarlo agli enti e ai contatti con cui si interagisce ufficialmente, per evitare la perdita di notifiche importanti.
Validità legale e conservazione dei messaggi
Ogni messaggio inviato o ricevuto tramite PEC ha validità legale, ma solo se conservato integro.
Le ricevute generate dal sistema certificano il contenuto e la data di invio, ma è compito dell’utente conservarle correttamente.
Per evitare la perdita di dati, molti gestori offrono servizi di conservazione sostitutiva, che garantiscono la validità legale dei messaggi nel tempo, anche oltre la durata del contratto.
Chi utilizza la PEC per fini professionali — ad esempio avvocati, commercialisti o imprese — dovrebbe sempre attivare questo servizio, così da mantenere un archivio conforme alle normative sulla conservazione digitale dei documenti.
Differenze tra PEC e SPID
La PEC e lo SPID vengono spesso confuse, ma sono strumenti complementari.
Lo SPID serve per autenticarsi nei portali pubblici (es. INPS, Agenzia delle Entrate, PagoPA), mentre la PEC serve per comunicare ufficialmente.
Uno non sostituisce l’altro: si può usare lo SPID per accedere ai servizi online e la PEC per inviare documenti o istanze con valore legale.
Molti gestori, per semplificare, consentono oggi di attivare la PEC direttamente con l’identificazione SPID, evitando di caricare documenti o compilare moduli aggiuntivi.
Costi e durata della PEC
Il costo di una PEC varia in base ai servizi inclusi.
Le offerte base partono da 5 a 10 euro l’anno, mentre le versioni professionali con maggiore spazio e conservazione legale possono arrivare a 30-40 euro.
Il rinnovo è annuale, ma il gestore avvisa con largo anticipo per evitare la sospensione del servizio.
Una volta scaduto l’abbonamento, la casella resta accessibile per un periodo di tolleranza (in genere 30 giorni), dopodiché viene disattivata e i messaggi vengono cancellati.
È quindi consigliabile impostare il rinnovo automatico o tenere un promemoria della scadenza, per evitare di perdere comunicazioni importanti.
PEC e Pubblica Amministrazione
Uno dei principali vantaggi della PEC è la possibilità di dialogare con la Pubblica Amministrazione senza spostarsi.
Comuni, Regioni, ASL, università, INPS e Agenzia delle Entrate utilizzano la posta certificata per ricevere documenti, istanze, autocertificazioni e comunicazioni ufficiali.
Ogni ente pubblico ha un proprio indirizzo PEC istituzionale, reperibile sull’Indice PA (IPA.gov.it).
L’invio da PEC a PEC garantisce la piena validità legale, mentre un messaggio inviato da email normale non viene accettato per le comunicazioni ufficiali.
Questo sistema ha ridotto drasticamente i tempi di risposta, i costi di spedizione e la burocrazia, creando un canale diretto tra cittadini e istituzioni.
Quando la PEC può essere revocata
Il gestore può revocare una casella PEC nei casi di:
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mancato pagamento del rinnovo;
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uso improprio (spam, truffe o invii massivi non consentiti);
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dati anagrafici falsi o non aggiornati;
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violazione delle condizioni contrattuali.
Per evitare problemi, è sufficiente mantenere la casella attiva, aggiornata e utilizzata in modo coerente con le finalità previste.
Il valore pratico della PEC nella vita quotidiana
La PEC non appartiene più soltanto al mondo professionale.
Oggi è utile a chiunque voglia gestire documenti ufficiali senza code o raccomandate: disdire un contratto telefonico, inviare una diffida, ricevere comunicazioni da enti pubblici, presentare domande di concorso o accedere a servizi comunali.
La sua forza è nella semplicità: in pochi minuti si può inviare un messaggio con lo stesso valore di una comunicazione protocollata, senza carta, timbri o attese.
In un contesto dove tutto tende alla digitalizzazione, possedere una PEC significa essere parte di un sistema più veloce, più trasparente e, soprattutto, più affidabile.
Conoscere come si fa la PEC significa appropriarsi di uno strumento che ha cambiato il modo di comunicare in Italia: una tecnologia che semplifica la burocrazia e restituisce tempo, senza rinunciare alla certezza del diritto.
