POS e registratori telematici, scatta l’obbligo di collegamento: cosa devono fare gli esercenti

La Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024) introduce un adempimento destinato a incidere in modo diretto sull’operatività quotidiana di commercianti, ristoratori e operatori del turismo: l’obbligo di collegare i registratori telematici (RT) ai terminali di pagamento elettronico, inclusi i POS. La finalità è rafforzare la tracciabilità dei pagamenti e assicurare maggiore coerenza tra incassi elettronici e corrispettivi trasmessi all’Amministrazione finanziaria.

Lo scorso 24 febbraio l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato chiarimenti operativi e FAQ che definiscono modalità e tempistiche dell’adempimento, fornendo indicazioni tecniche utili per evitare errori e sanzioni.

In cosa consiste il collegamento tra POS e RT

Il collegamento richiesto non è di natura fisica ma informatica. Non è necessario intervenire sugli apparati con cavi o dispositivi aggiuntivi: l’associazione avviene attraverso una comunicazione telematica da effettuare sul portale “Fatture e Corrispettivi”.

L’esercente deve associare ogni terminale di pagamento al registratore telematico utilizzato nell’unità locale di riferimento. Rientrano nell’obbligo non solo i POS tradizionali, ma anche i SoftPOS installati su smartphone o tablet e i POS virtuali utilizzati per i pagamenti online.

Le FAQ dell’Agenzia chiariscono che il collegamento può essere multiplo: un singolo POS può essere associato a più registratori telematici e, viceversa, più POS possono confluire su un unico RT. Per ciascuna associazione è necessario indicare l’indirizzo dell’unità locale in cui gli strumenti operano, così da garantire la corretta attribuzione dei flussi.

Tempistiche e modalità di registrazione

Per i POS già attivi a gennaio 2026, la prima comunicazione dovrà essere effettuata nei primi giorni di marzo 2026.

Per i terminali attivati successivamente, la registrazione dovrà avvenire tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione. L’Agenzia ha inoltre previsto un termine di 45 giorni, decorrenti dalla messa a disposizione della procedura web, entro cui esercenti o intermediari potranno completare la registrazione iniziale.

Ogni variazione – attivazione di nuovi POS, modifiche o dismissioni – dovrà essere comunicata seguendo le medesime regole, mantenendo aggiornato il sistema informativo.

Trasmissione dei dati e ricadute operative

I registratori telematici memorizzano i dati relativi ai pagamenti elettronici e li trasmettono in forma aggregata, su base giornaliera, all’Agenzia delle Entrate, indicando modalità di pagamento e ammontare complessivo dei corrispettivi.

Nel comparto turistico-alberghiero e nella ristorazione il collegamento POS-RT presenta anche un risvolto pratico immediato: consente di tracciare in modo puntuale le mance pagate con carta, agevolandone la successiva gestione in busta paga.

Sanzioni e controlli

Il mancato rispetto dell’obbligo espone a conseguenze rilevanti. In caso di omessa, tardiva o incompleta trasmissione dei dati sui pagamenti elettronici è prevista una sanzione di 100 euro per ogni violazione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre, senza possibilità di cumulo giuridico con altre sanzioni.

Più severa la disciplina per il mancato collegamento logico tra strumenti di pagamento e registratore telematico: la sanzione varia da 1.000 a 4.000 euro e può essere accompagnata da misure accessorie, tra cui la sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.

Disallineamenti tra corrispettivi dichiarati e pagamenti elettronici potranno generare lettere di compliance da parte dell’Agenzia delle Entrate, con invito a verificare la quadratura contabile e a regolarizzare eventuali incongruenze.

Sul sito dell’Agenzia sono disponibili la guida operativa, i suggerimenti pratici, il manuale tecnico, le FAQ aggiornate e il provvedimento del 31 ottobre 2025: strumenti indispensabili per affrontare l’adempimento con consapevolezza e ridurre il rischio di errori in una fase di transizione che richiede attenzione organizzativa e precisione amministrativa.